Hinweisgeberschutzsystem bei INNOQ

Unsere Plattform für eine vertrauliche und durch gesetzliche Vorgaben gesicherte Aufklärung jeglicher Vorfälle.

Worum geht es?

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die deutsche Umsetzung einer EU-Richtlinie zum Schutz von sogenannten Hinweisgebern (Whistleblowern) bei dem Versuch, Missstände in Unternehmen aufzuklären.

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind demnach dazu verpflichtet Meldekanäle zu betreiben, über welche Hinweisgeber mit einer sogenannten "Meldestelle" kommunizieren und auf diese Weise in einem geschützten Umfeld Beweismittel mit der Meldestelle teilen können.

Wann sollte ich einen Hinweis abgeben?

Sobald Sie Aktivitäten mitbekommen, welche Sie oder Personen in Ihrem Umfeld im Umgang mit unserem Unternehmen benachteiligen oder diskriminieren, sollten Sie diese Aktivitäten umgehend melden.

Das Hinweisgeberschutzsystem schützt Sie hierbei vor dem Risiko von Repressalien oder der gezielten Unterbindung der Aufklärung Ihres Vorfalls.

Die folgende Auflistung zeigt mögliche Aktivitäten, welche Sie über unser Hinweisgeberschutzsystem melden sollten:

Einreichen eines Hinweises

Wenn Sie einen Hinweis einreichen wird dieser sofort an unsere Meldestellenbeauftragten übermittelt. Niemand sonst außer unsere Meldestellenbeauftragten besitzt Zugriff auf die erhaltenen Hinweise und Beweismittel.

Bei der Einreichung bieten sich Ihnen verschiedene Möglichkeiten, welche im Folgenden einmal beschrieben werden.

Auswahl einer Methode zur Kommunikation

# Name Beschreibung
1 Pseudonymer Hinweis mit persönlicher Mailadresse Schicken Sie uns einen Hinweis und erhalten Sie unsere Rückmeldungen direkt an Ihre ausgewählte e-Mailadresse.
2 Pseudonymer Hinweis mit erstellter Mailadresse Schicken Sie uns einen Hinweis. Wir übermitteln Ihnen einen Link über welchen Sie nach einer Erstüberprüfung Ihres Hinweises Zugangsdaten für eine neue Mailadresse erzeugen können. Die Zugangsdaten werden erst durch Sie erzeugt und können nicht von Meldestellenbeauftragten gesehen werden.
3 Anonymer Hinweis ohne Kommunikation Sie besitzen ebenfalls die Möglichkeit einen anonymen Hinweis abzugeben. In diesem Fall erhalten wir keine Möglichkeit mit Ihnen zu kommunizieren und ihre Identität bleibt vollständig verborgen.

Die Auswahl der Methode erfolgt im Formular für die Einreichung eines Hinweises. Mehr Informationen hierzu können Sie im folgenden Dokument finden:

Teilen Sie uns jetzt Ihren Hinweis mit

Mit dem folgenden Button gelangen Sie in unseren Bereich für die Abgabe eines Hinweises. Ihr Hinweis und alle abgegebenen Dateien landen sofort bei den Meldestellenbeauftragten und können nicht von Dritten gelesen werden.

Hinweis abgeben

Falls Sie mehr Informationen zu der Datenverarbeitung unseres Hinweisgeberschutzsystems erhalten möchten, klicken Sie bitte auf diesen Link

oder lesen Sie unsere häufigen gestellten Fragen.

Bereits einen Hinweis abgegeben?

Nutzen Sie den folgenden Button, um den Status Ihres Hinweises zu überprüfen und Ihre Zugangsdaten abzuholen:

Status überprüfen

Wichtige Informationen zu unserem Verfahren und der Datenverarbeitung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wer kann eine Meldung abgeben?

Mögliche Hinweisgeber sind alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben.

Beispiele hierfür sind:

Welche Arten von Meldungen können abgegeben werden?

Grundsätzlich können jegliche Aktivitäten, welche in eine der folgenden Kategorien passen gemeldet werden:

Beispiele für zu meldende Aktivitäten:

Wie gewährleisten wir Anonymität und was können Sie zusätzlich unternehmen?

Sollten Sie sich entscheiden anonym zu bleiben, so müssen Sie bei der Einreichung eines Hinweises keine Mailadresse für Rückkommunikation angeben. Unser Hinweisgeberschutzsystem wird ausschließlich von qualifizierten Meldestellenbeauftragten betrieben. Unsere Geschäftsleitung, Administratoren, oder jegliche andere Rollen mit Sonderrechten besitzen keinen Zugriff auf die Infrastruktur.

Sollten Sie sich dafür entscheiden einen Mailzugang von uns zu erhalten, gelten natürlich die bereits genannten Sicherheitsvorkehrungen. Zusätzlich sichern wir den Schutz Ihrer Identität durch die minimale Abfrage Ihrer Informationen.

Damit beziehen wir uns auf das Verfahren: Sie erzeugen eine Abholnummer und ein persönliches Geheimnis. Wir speichern ausschließlich Ihre Abholnummer ab und können nicht Ihr persönliches Geheimnis einsehen. Dieses persönliche Geheimnis ist Ihr Schlüssel für die Erzeugung Ihres neuen Mailzugangs.

Durch die Einlösung Ihres Abholcodes und des persönlichen Geheimnisses sind Sie somit als einzige Person in der Lage die Zugangsdaten für Ihren Mailzugang zu erzeugen und auszulesen. Im Anschluss werden wir mit Ihnen über diesen neuen Mailzugang kommunizieren und solange die Aufklärung des Hinweises dies nicht verlangt nicht nach Ihrer Identität fragen oder diese herausfinden können.

Stellen, an welchen sich genannte Rollen den Zugriff beschaffen könnten, werden durch von uns erzeugte Logs überwacht. Dies bedeutet, dass wir in der Lage sind jegliche versuchte unbefugte Zugriffe zu erkennen und strafrechtlich gegen solche Zugriffe vorzugehen.

Durch den fehlenden Zugriff der genannten Rollen auf unsere Infrastruktur ist auch eine Rückverfolgung der IP-Adressen der Hinweisgeber ohne massiven Aufwand und unerlaubten Zugriff auf das System nicht möglich.

Sie können sich zusätzlich schützen indem Sie beispielsweise ein öffentliches WLAN in einem Café, Restaurant oder sonstige verwenden.

Wie kann ich meine Zugangsdaten für den Mailzugang abholen und verwenden?

Nachdem Sie einen Hinweis abgeschickt und den Abholcode so wie Ihr persönliches Geheimnis sicher abgespeichert haben, können Sie über die Seite Status den Status Ihrer Meldung überprüfen.

Wichtig: Hierbei ist zu beachten, dass Ihr Hinweis zuerst durch Meldestellenbeauftragte überprüft wird. Sobald Ihr Hinweis bestätigt wird, können Sie über die verlinkte Seite Ihre Zugangsdaten abholen.

Rufen Sie am besten regelmäßig die Seite auf. Dort sehen Sie den Status "noch nicht bestätigt", solange Ihre Meldung noch nicht bestätigt wurde. Erst wenn Sie den Status "bestätigt" sehen, können Sie Ihre Zugangsdaten abholen.

Wenn Sie Ihre Zugangsdaten erhalten haben, können Sie die Website Mailbox.org aufrufen und dort Ihr Mailpostfach aufrufen. Dieses können Sie mit den folgenden Schritten öffnen:

1. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein
Geben Sie Ihre Zugangsdaten auf login.mailbox.org ein.
2. Klicken Sie auf die Auswahl und wählen Sie E-Mail aus
In der Auswahl oben links auf E-Mail klicken, um in das Postfach zu gelangen.
3. Im Postfach entweder eine neue E-Mail verfassen oder empfangene Mails lesen
In diesem Postfach können Sie Mails verfassen und empfangen.